速达软件常见问题，厂家逐条解答

账套维护功能涵盖：备份账套、恢复账套、修复账套、引入账套、初始数据导入、删除账套、收缩账套、账套回收站。操作上有两条铁律：第一，账套维护只能在总部应用服务器上执行；第二，操作前必须先点击「停止」暂停服务（服务图标会变红），维护完成后再点「启动」恢复服务，不能边服务边维护。备份时系统会把账套数据压缩成一个文件，默认以「账套代号+系统日期」命名，后缀为 .SDB，例如 ABC2011-07-18.SDB；旧版本生成的 .SDQ 备份文件也支持恢复。建议：定期备份并多介质保存（本地一份、移动硬盘或网盘一份），重大操作（结账、升级、大批量调整）之前先备份一次——备份是数据安全的最后一道保险。

三个实用技巧。第一，科目代码长度要有前瞻性：科目级长建账后修改不了，规划时按未来的规模留余量——比如应收账款要按客户设二级科目，客户超过 99 个，二级代码两位数就不够用了，一开始就该设三位；往来、存货类科目尤其要放远眼光。第二，新增一级科目后必须同步调整报表：资产负债表、利润表是按科目（代码段）取数的，新增一级科目如果报表公式没有涵盖，这个科目的数据就不会被统计进报表，月底数字对不上十有八九是这里漏了。第三，上下级科目的币种必须一致，或者上级科目包含下级科目的币种——最稳妥的做法是把核算要求设成核算所有币种，避免日后加币种时科目结构卡住。

能不能只恢复一个账套，取决于当初备份时是怎么选的。第一步先确认备份范围：备份时选的是某个指定账套，恢复时就只有这一个账套的数据；选的是全部账套，恢复界面里仍然可以勾选要恢复的那一个，其余账套不会被触碰。第二步，恢复之前先对当前数据再做一个完整备份，这一步不要省，恢复是不可撤销的操作。第三步看清楚覆盖关系：选定账套后，系统里同名账套的现有数据会被备份文件里的内容整体替换，其他账套不受影响；备份里存在、系统当前没有的账套会新增出来，不会顶掉别的账套。第四步，不确定的时候先恢复到临时账套验证：新建一个空账套，把备份恢复到这个空账套里，查对启用期间、期初余额、最近一张单据和最大凭证号，确认是你要的那份数据，再决定要不要恢复到正式账套。第五步，恢复完成后立刻核对：账套启用期间、期初余额是否平衡、最近几笔业务单据在不在、凭证号连不连续、报表能不能正常出。另外两点提醒：恢复建议安排在没有人做单的时段，恢复期间禁止其他客户端登录；跨版本恢复要先确认版本兼容，高版本备份恢复到低版本通常会失败。

账套修复是账套文件异常时的挽救手段，不是日常维护动作，能不修就不修。 什么情况才考虑：异常断电、服务器非正常关机、磁盘写满之后打不开账套；单据列表空白或报错；报表取数报错、凭证号错乱。正常的业务差错（录错单据、记错凭证）走红冲或调整单，不用修复。 修复前必须做三件事：一、先停止服务，在总部应用服务器上操作，不要在客户端、不要边服务边修；二、完整备份当前账套，备份文件另存一份到移动硬盘或网盘，没有备份就没有退路；三、记下修复前的现象（报错提示、出错单据号、涉及时间段），便于修复后逐项核对。 修复后核对五件事：启用期间、期初余额是否平衡、单据笔数与最大凭证号、近期几笔业务在不在、三大报表能否正常出具且勾稽关系对得上。 两个局限要清楚：只能修结构层面的错误，已删的业务数据修不回来；可能丢失部分未保存操作。修完仍报错或发现数据少了，就从近期一次可用备份恢复到临时账套验证后再恢复。频繁出现异常，先查磁盘空间、网络与服务器硬件，不要反复修复。

账套之间是相互隔离的：一个账套一套独立数据，默认不能在 A 账套里直接取 B 账套的数，这是设计上的保护，用来避免串账。 第一步，先想清楚该不该建多账套。常见的合理场景有三种：多家独立核算的公司、总分公司需要分别出报表、业务性质差异大（比如贸易与生产分开核算）。如果只是想在同一家公司里分部门、分项目看数，不该建多账套，用部门核算或项目核算即可，建了之后每月反而多出合并的工作量。 第二步，多账套的日常管理。命名定死规则（公司简称加年度），每个账套独立备份、独立设置操作员与权限，不要让一个备份文件混装多个年度账。基础资料（货品、客户、科目）在各账套之间靠导出再导入保持一致，不要靠手工重复录入，录多了必然出现同名不同码。 第三步，跨账套取数。系统不提供跨账套直接查询，需要合并时通常走三条路：一是各账套分别出报表，导出后合并，适合月度合并报表；二是账套之间通过单据或凭证导入传递数据，比如内部往来的凭证，适合有内部交易的集团；三是干脆只用一套账，用部门与项目维度区分，从源头上不需要合并。 需要提醒的是，如果经常要看合并数，优先考虑合并到账套内用维度区分，而不是维持多套账再想办法取数，后者长期维护成本更高。

核心原则是按岗位建角色组，再把人放进组，而不是一个人一个人地设权限。 第一步，划分角色组。常见的有开单员、库管、采购、业务经理、会计、财务主管、老板几类，把同岗位的人放进同一组，共享一套权限；岗位变了改组，比逐个改人省事得多。第二步，给功能权限。先按模块给（能不能进销售、采购、库存、账务、报表），再在操作层收紧——新增、修改、删除、审核、记账、结账、反结账分别勾选，不要一次性全放开。第三步，给数据权限。能看哪几个仓库、哪几家客户要设清楚；单价尤其是成本价、毛利率是否对业务员可见要单独考量，建议业务员只开放售价，成本类字段只对财务主管和老板开放。第四步，守住几个互斥点：制单人与审核人不能是同一人；出纳登记的现金银行日记账凭证需由他人审核；删除单据、反结账、修改他人单据这类权限只给主管。第五步，新员工先进最小权限组，跑两周确认够用再补。 离职与交接要注意：离职的操作员做「停用」而不是删除，保留历史单据上的制单人留痕；接手的人另起账号或改密重置权限，交接当天必须改密码。两个常见误区要避开：一是所有人共用一个管理员账号，出了问题查不到人；二是把成本价开放给业务员，报价底线就守不住了。

能自定义，但一次定好、中途少改。 第一步先设规则：在单据编号设置里按单据类型分别配置前缀（销售出库 XSCK、采购入库 CGRK）、日期部分（年月或年月日）、流水号位数（一般 4 位，量大用 5 位），统一成「前缀 + 日期 + 流水」，如 XSCK-202610-0001，一眼看得出单据类型、月份和张数。 第二步定好就别乱动：编号规则建议在年初或月初调整，不要月中改，否则当月会出现两种格式；跨年流水号按规则自动重置，要不要把年份放进编号，取决于需不需要跨年排序。 第三步搞清楚断号从哪来：常见四种——单据被删除、单据作废、审核被驳回、跨年或跨月重置流水，前三种都会留下空号。 第四步判断要不要紧：业务单据（订单、出入库单、收付款单）断号一般不影响账务，但删单本身要留痕，建议用作废或红字单据冲销，不要直接删除；凭证号不同，记账凭证要求连续，已记账凭证不要删，错了走红字冲销。 两个建议：一是开启单据号自动生成并禁止手工录入，减少人为跳号；二是删除、反审核这类权限只授权给主管，并在系统日志里定期抽查。

改模板走设计器，别动系统自带的那一份。第一步另存副本：在单据打印模板管理里选好单据类型，先把内置模板另存一份自己的，以后都改这份，软件升级时不会被覆盖。第二步绑字段：表头拖客户名称、单据日期、单号、联系人，明细拖货品编码、名称、规格、数量、单价、金额，页脚拖合计、大写金额、制单人、审核人；自定义字段要先在单据里启用，模板里才取得到。第三步调版式：预设表格的套打纸只留要填的区域，把多余标签文字删掉，页边距与行高按 0.5 毫米步进微调。 套打对齐按这个顺序做：先用白纸打一张，蒙在原空白单据上对着光看偏移；偏左偏上改页边距，行对不上改行高，整体缩放不对先检查纸张类型选的是 A4 还是 241 连续纸。一次只调一个参数，调一张验一张。 两点提醒：一是打印机的默认纸张与进纸方式先固定下来，同一份模板换打印机或换驱动就可能整体偏移；二是每种单据改完打一张留档，注明日期和版次。

导入导出一般走 Excel 或 CSV，个别基础资料也支持文本文件。操作按固定顺序做。 第一步导出模板。在货品、客户、供应商这些基础资料的导入功能里，先导出系统自带的模板，不要自己新建一张表——程序认的是模板里的列名和列顺序。 第二步按模板填。列名不动、不合并单元格、不加公式和批注；编码、名称这类必填列不能空；日期统一写成 YYYY-MM-DD；数量与单价不要带单位符号和千分位；有引用的列（货品分类、计量单位、仓库）必须先在系统里建好，再按名称填。 第三步先小批试。先导二十条，确认字段对得上、数据能查到，再导全量。 导入失败最常见五种原因：一是必填字段缺值或超出长度；二是编码重复或与已有资料冲突；三是引用的基础资料不存在或名称对不上，多一个空格也算不一致；四是数字列里混了文本、日期格式不统一；五是数据违反业务规则，比如期初数量有值而单价为零。报错一般会给到具体行号，按行改完重导即可。 两点建议：导入前先备份账套；导入后立刻抽查几笔并核对总数，确认无误再做后续业务。

升级前按顺序做五件事。第一，完整备份：在服务端做一次账套完整备份，备份文件复制到另一台电脑或移动硬盘，不要只留在服务器同一块盘上；同时把客户端安装目录里的自定义打印模板、自定义字段配置一并复制出来。第二，确认升级路径：查清当前版本到目标版本是否需要经过中间版本，跨大版本往往不能一步到位，中间补丁要一起准备好。第三，检查账套状态：确认期间已结账或明确知道未结账月份、没有录了一半的半成品单据、数据库所在磁盘剩余空间充足（建议留出账套体积三倍以上）。第四，选时间并通知到人：安排在月末结账完成之后的空闲时段，提前通知全体操作员停用，避免升级过程中有人还在录单。第五，先试点：用一台客户端或复制一个测试账套先升一遍，确认登录、单据、报表、打印模板、自定义字段都正常，再对生产账套操作。 升级后逐项验证：登录与权限是否正常、本月单据能否正常录入、常用报表数字与升级前一致、打印模板是否对齐、与外部系统的接口还能连通。旧版本程序目录与升级前备份至少保留一个月，确认无问题再清理。