你公司是不是也这样：仓库里一半是自己的货，一半是品牌方放过来代销的货，进的时候走同一道门，摆的时候上同一排货架，出库的时候谁也说不清这一箱是替谁卖的。
到了月底，品牌方发来对账单，上面是他们那边的发货数和退货数。你这边要拿自己的出库记录一条条比对，对上一笔划一笔，对不上的就得翻单据、翻聊天记录，有时候还得跑到货架前重新点数。
比完数量还要谈价格。结算价按哪一批进货价算、促销让利谁承担、破损丢失算谁的，每一条都要来回说。
最难受的是未售的那部分。货还压在你仓库，账上却挂着一笔说不清的应付款，账龄越挂越长。老板想知道自己到底欠了多少、库里有多少是别人的，没人能当场报出来。
问题不在对账的人不认真，而在代管的货和自有的货在系统里是混在一起的。我们做的，是先把它们分开。
你公司是不是也这样
- 代销的货和自购的货放在同一个仓库、走同一套台账，出库时分不清这一笔是替品牌方卖的还是自己的
- 代管库存混进了自有库存账，盘点时一起盘，账面库存比实际能支配的货多出一大截，采购备货容易重复下单
- 月底靠人工拿两张表比对，几百行一单一单划，对下来要两三天，对不上的还要翻聊天记录和纸质单据
- 结算价、促销让利、破损丢失的责任没有落在单据上，每月都要和品牌方来回扯
- 未售部分长期挂在账上，老板问库里有多少是别人的、欠品牌方多少，没人能当场报出数
我们是怎么做的
- 代管库存独立入账：品牌方发来的货走受托代销入库单进入独立代管仓，只记数量与约定结算价，不并入自有存货、不生成应付，货权归属一目了然
- 销售按来源出库：销售单出库时按仓库与批次自动区分代管与自有，代管部分不结转自有成本，而是生成一条待结算的销售明细，记下客户、货品、数量、单价与出货日期
- 结算清单自动生成：按品牌方与结算周期把待结算明细汇总成销售清单，按约定结算价或折扣率算出应付金额，清单行可以一路下钻到原始出库单
- 差异与退回有单据承载：破损、丢失、串号走代销差异单，未售部分走受托代销退货单，责任方与处理结论写在单据上，不再靠口头协商
- 结算与账务衔接：品牌方确认清单后生成结算单，据以生成应付与凭证；佣金或手续费按约定方式单独开票或抵扣，结算状态回写到每一条销售明细
改造之后
- 代管库存与自有库存分开看，库里有多少是别人的、多少是自己的，随时能分开报数
- 销售清单由系统汇总，月底对账从两三天的人工比对变成核对差异行，多数月份只需处理少量异常
- 结算价、让利与破损责任写在单据上，和品牌方的月度争议明显减少，结算周期从次月中旬提前到次月初
- 未售部分按单退回，账上的应付余额回到与实际相符的水平，账龄不再虚挂
- 盘点分开进行，代管部分按品牌方单独出盘点表，差异能定位到具体批次和单据
这个项目包含什么
适合什么情况
同时做经销和寄售、仓库里混放品牌方代销货的代理商、经销商与卖场；代销 SKU 上百种、每月要和品牌方对一次销售清单的尤其适合。只有一两个品牌、一个月结一次的，先把代管货位和手工台账分开也能应付。
关于这类改造
什么是受托代销：品牌方把货放到你仓库，卖出之前货权仍归品牌方，你只负责保管和销售，卖出去之后按约定向品牌方结算，没卖掉的按约定退回。它和经销最大的区别是：经销的货进了你的自有库存、形成了你的应付；代销的货只是你替别人保管，不该进你的存货账，也不该形成应付。
为什么代销的账总说不清：第一，入库时图省事，代销的货和自购的货走了同一张入库单、进了同一个仓库，从源头就混在一起；第二，出库时没有区分来源，卖掉的这一笔到底是自有还是代管，谁也说不清；第三，盘点混在一起盘，账面库存比实际能支配的货多，备货时会重复下单；第四，结算靠人工拿两张表比对，几百行划下来容易漏，差异没有单据承载，只能口头协商；第五，未售部分长期挂在账上，应付余额和账龄都失真。
通常怎么做：第一步建代管仓，在系统里设独立仓库（或按品牌方分仓），品牌方发来的货走受托代销入库单进这个仓，只记数量与约定结算价，不并入自有存货、不生成应付；第二步销售按来源出库，销售单出库时按仓库和批次自动区分代管与自有，代管部分不结转自有成本，而是生成一条待结算的销售明细，记下客户、货品、数量、单价与出货日期；第三步自动汇总结算清单，按品牌方与结算周期把待结算明细汇总，按约定结算价或折扣率算出应付金额，清单行可以下钻到原始出库单，方便双方核对；第四步把差异和退回落到单据，破损、丢失、串号走代销差异单，未售部分走受托代销退货单，责任方与处理结论写在单据上；第五步接结算与账务，品牌方确认清单后生成结算单，据以生成应付与凭证，佣金或手续费按约定开票或抵扣，结算状态回写到每条销售明细。
什么情况适用：代销 SKU 上百种、每月要和品牌方对一次销售清单、仓库里两种货混放的代理商。只有一两个品牌、一个月结一次的，先把代管货位和手工台账分开也能应付。
改造前要注意：代管仓一定要和自有仓物理或逻辑分开，混放是后面所有问题的源头；结算价规则要在上线前写死，包括促销让利由谁承担、特价单怎么算；差异单必须指定责任人和处理时限，否则单据挂着没人管，等于没做；和品牌方对账的口径要先对齐，尤其是退货与换货算不算销售、跨周期的单据归到哪一期。
如果你公司也在为「库里的货哪些是别人的、这个月该结多少」发愁，可以把最近一个月的品牌方对账单、出库记录和盘点表各整理一份（隐去品牌方名称），我们先做一次比对，看看差在哪一段。
