你公司是不是也这样：客户开着三轮车来拉货，过完磅说一句「先记账，过两天一起结」，单子开在档口的本子上，或者微信里发一句「张三拿了二百斤」。到了晚上，本子上的数和老板手机里的数对不上，差在哪一笔谁也说不清。
你在市场里有好几个档口，卖的品类不一样，客户却有不少是同一批人。同一个客户在东头档口拿了货、跑到西头档口把钱结了，两边各记一笔。月底想把往来并到一起看看，得先把客户名字对上——「老陈」「陈老板」「陈记」到底是不是一个人。
当天收的钱和当天赊出去的货混在一起。现金、扫码、转账各走各的，还有抹掉的零头、退回来冲账的烂菜、替人代卖抽的成，全在本子上改一笔。日结对不上就往后拖，拖到月底就成了一笔说不清的糊涂账。
账期更是没人管。说好七天结、半月结，写在纸片或者聊天记录里，超了期没人提醒。等你想起来去要的时候，已经欠了两个月，对方一句「最近周转不开」就又过去了。
你不是不想管，是没有一个能当场报出「这个客户一共欠多少、欠了多久、上次什么时候结的」的数。
你公司是不是也这样
- 赊销靠本子和微信：客户拿货记账，单据开在档口本子上或微信里发一句，档口记的和老板手里的数对不上，差在哪一笔查不出来
- 四个档口四本账：同一个客户在东头档口拿货、到西头档口结钱，两边各记一笔，合并时要先把「老陈」「陈记」这些名字对上，一次并账要花大半天
- 收款与赊销混在一起：当天收的现金、扫码、转账和当天赊出去的货分不清，抹零、退货冲账也在本子上改一笔，日结对不上就往后拖
- 账期没人管：约定七天结还是半月结写在纸片或聊天记录里，超期没有提醒，等想起来要的时候已经欠了两个月
- 代卖与经销混在一本账上：替人代卖的货卖出后按约定抽成，抽成多少、什么时候结给货主，和自家赊销余额混在一起，老板问库里有多少是别人的没人能答
我们是怎么做的
- 开单在档口现场完成：每个档口配一台开单终端（平板或手机），过磅重量直接读进单据，去皮、单价、金额一次成型，开完即出小票或发电子单；赊销与现款在单据上分开标记，不再先记本子、晚上再补录
- 客户往来收到总部合并：客户档案在总部统一建档，四个档口共用一套客户编码，同一客户跨档口拿货与付款自动归集到一条往来记录上；档口只做开单终端，余额由总部一本账给出
- 日结与交款单据化：每天收摊前由档口做一张日结单，把当天现金、扫码、转账收款与当天赊销、抹零、退货冲账分别列清，收款人核对签字后交款；日结差异当天处理，不再往后拖
- 账期与超期提醒：客户档案上写明账期（现结、七天、半月、月结）与信用额度，系统按单据日期生成到期清单，到期前三天提醒业务员跟进，超期客户自动进入催收台账并按账龄分段（七天以内、八到三十天、三十一到六十天、六十天以上）
- 抹零、退货与代卖分别走单据：抹零走销售折让单并写明原因，退货冲账走退货单并关联原单据，代卖的货按委托方单独建台账、卖出后按约定比例抽成并生成结算单，三类业务不再混进赊销余额
改造之后
- 开单在档口现场完成后，当天单据当天进系统，晚上就能看到四个档口的实际出货与赊销，不用等第二天补录
- 客户往来合并后，同一个客户欠多少、上次什么时候结的，一个编码查到底，跨档口拿货付款不用再人工对名字
- 日结单据化后，当天收款与赊销的差异当天就处理，月末不再出现「这笔钱到底收没收」的争论
- 账期与超期提醒上线后，超期欠款在逾期一周内就会被提到桌面上，账龄超过六十天的客户明显减少
- 抹零、退货、代卖分别走单据后，赊销余额里只剩下真正的货款，催收时拿出来的数字客户认可，扯皮少了很多；账龄表能按档口、按业务员汇总，哪个档口赊销放得松一眼能看出来
这个项目包含什么
适合什么情况
适合有三个以上档口或经营主体、赊销客户超过五十家、账期不统一的农产品、水产、冻品、调味品批发商；做农批市场配送、商超配送、餐饮配送的同样适用。客户以现款为主、赊销比例低于两成的，先把开单与日结做扎实即可，不必急着上账期管理。要注意三点：一是客户档案必须先在总部统一，档口各自建档等于没合并；二是账期要与客户书面确认并落到档案上，只靠业务员记不可靠；三是抹零与退货必须走单据冲账，直接在余额上改会让应收越改越乱。
关于这类改造
赊销单据是什么：客户拿货不当时付款，双方在单据上确认货品、数量、单价与金额，形成的就是一笔应收。它和现款单的区别只在收款时点，单据本身必须有客户、有数量、有金额、有日期，缺一样后面就对不清。很多档口把赊销记在本子或微信里，等于单据要素不全，一旦出现争议没有可核对的依据。
日结是什么：每个营业日结束时，把当天收到的现金、扫码、转账与当天发生的赊销、抹零、退货冲账分项列清，与开单总额核对一致后再交款的动作。它的作用是让差异当天暴露——当天少收二十块能立刻查到是哪一单，拖到月底就只能摊进损耗。
账龄分析是什么：把应收按欠款天数分段统计（常见七天以内、八到三十天、三十一到六十天、六十天以上），看钱被占用了多久。账龄越长收回的可能越低，所以账龄表既是催收清单，也是判断客户信用该不该收紧的依据。
账期与信用额度是什么：账期是与客户约定的付款期限，常见现结、七天、半月、月结四种；信用额度是允许该客户累计欠款的上限，两者共同构成赊销的闸门。额度不是摆设：客户欠款接近额度时开单环节就要提示，超额度需要有人审批，否则账期管理会退化成事后催收，钱已经欠出去了再谈收紧就晚了。
代卖与经销的区别是什么：经销是自己进货、自己定价、赚的是差价，货在账上是自己的库存；代卖是替货主卖货，货权仍归货主，卖出后按约定比例抽成，抽成才是收入，剩下的要结给货主。两者混在一本账上，会出现「账面库存比实际能支配的货多出一大截」的错觉，备货时容易重复进货。
什么情况适用：档口多、赊销客户多、账期不统一、老板想要一个随时能查的总应收的批发商，做这套改造收益明显；以现款为主、客户不到二十家的小档口，先把开单和日结做规范即可。
常见误区有三个：一是客户档案不统一就谈合并，各档口各建一套编码，同名不同人或同人不同名，并出来的账仍然不可用；二是账期只写在业务员的记忆里，系统里全是默认值，超期提醒自然不会响；三是抹零与退货直接在本子上改余额，时间一长应收余额与单据对不上，催收时拿出的数字客户不认。
