你公司是不是也这样：月底品牌方催报送，几个人各抱一台电脑，从系统里导出几张表，再一条条筛、一条条对，忙三四天才敢发出去？
文具这个品类有个特点——SKU 特别多。一支笔按颜色、笔芯粗细、包装规格就能拆出好几个货号，加上纸品、本册、桌面用品、办公耗材、文件管理，一个中等规模的经销商手上有一万多个货号很常见。可真正每个月都在动的，往往只有几千个。问题就出在这儿：报送表里老货和新货混在一起，停用的没清掉，新上的还没建档，导出一次就是一万多行，人根本看不过来，只能挑卖得好的报，剩下的要么填零要么漏掉。
品牌方拿到这样的表其实也不好用：品类汇总和明细对不上，货号在他们的目录里查不到，被退回重报是常事。
这种事我们处理过不少。做法不是让人更仔细一点，而是先把货品档案和品类口径理清。
你公司是不是也这样
- 导出的报送表有一万多行，其中一部分是早就停产、不再进货的老货号，仍然占着行数
- 同一支笔有单支装、盒装、套装三种货号，系统里各算一条，品牌方只认一个主货号，人工合并容易漏
- 新品上市后货号没及时建档，卖了几个月才发现没进报送表，只能事后补报
- 品类划分和品牌方目录对不上，比如办公耗材算不算墨盒、硒鼓，两边口径不一样，汇总结果每次都被打回
- 销量取的是开单数还是出库数、库存取的是账面还是可用量，几个人各按各的理解填，同一份表不同月份口径不一致
我们是怎么做的
- 先做一次货品档案体检：按近 12 个月有无出入库记录，把货品划成在售、季节性在售、已停用三类，停用货品打上标记，不进报送明细但保留历史可查
- 建立品牌方货号与本方货号的对应表，一支笔的多个规格归到同一个主货号下，销量合并、库存合并，对应关系变更时留版本记录
- 明确报送口径并写进规则：销量取出库数（已发货口径），库存取期末账面数，含赠品与不含赠品分开两个字段，避免各按各的填
- 品类映射做成可维护的对照表，按品牌方目录设一级品类，本方分类挂到对应一级品类下；口径有争议的品类单独列出，和品牌方确认一次后固化
- 报送前自检：本期有出库但无品牌方货号的、有销量但库存为负的、新品未建档的，三类先列出来处理，处理完再导出
改造之后
- 报送明细从一万多行压到实际在售的几千行，停用货品不再占用整理时间
- 月度报送整理从三四个人忙三四天，变成一个人半天完成核对与导出
- 货号对应关系固化后，同一支笔不再重复出现在报送表里，汇总与明细能对得上
- 品类汇总与品牌方目录一致后，被退回重报的次数明显减少
- 每月自检把新品未建档、负库存这几类问题提前挑出来，漏报数量降了下来
这个项目包含什么
适合什么情况
经营书写工具、纸品、本册、桌面文具、办公耗材等品类，SKU 数量在数千以上，需要按月向品牌方报送销量与库存的一级经销商或区域代理
关于这类改造
什么是 SKU 级月度报送：品牌方为了掌握渠道动销，要求经销商按最小库存单位逐条上报本期销量与期末库存，并同时给出按品类的一级汇总。SKU（Stock Keeping Unit）是库存进出计量的基本单位，同一款产品因颜色、规格、包装不同会产生多个 SKU，这也是文具类目 SKU 数量大的原因。
为什么 SKU 多了就会报不准：第一，货品档案里堆积了大量历史货号，停用后没有标记，导出时仍然出现；第二，同一产品的多个规格在报送时本应合并到品牌方主货号下，不做对照就会重复计数；第三，新品建档慢于销售发生，卖出去却没进表；第四，品类划分与品牌方目录不一致，汇总对不上。这几个问题叠加，人工整理很容易出错。
通常怎么做：第一步做货品档案体检，按出入库活跃度划分在售与停用，停用打标记保留历史；第二步建立双向货号对照表，把同一产品的多个规格归到品牌方主货号；第三步把报送口径写成明确规则，销量与库存分别取自哪个字段写清楚；第四步把品类映射做成对照表，口径有争议的与品牌方确认后固化；第五步报送前跑自检，把异常数据先挑出来处理。
什么情况适用：SKU 数量在数千以上、每月固定报送、报送表需要人工整理超过一天的企业，做这件事收益比较明显。SKU 只有几百个、报送周期较长的，按现有方式整理也能应付。
如果你公司也在为月报整理发愁，可以把最近一次报送的模板和一份导出的明细给我们，我们先看看停用货号和重复货号各占多少。
