你公司是不是也这样：项目做完去厂家申请价格支持，材料交上去被退回，说单据对不上？
五金机电这行，工程项目的量不小。甲方定了标，你去厂家报备，拿到一个项目编号，按项目价拿货、按项目价给甲方报价，工程结束再拿这批货的出货记录去申报政策。听着顺，做起来容易散：销售开单的时候常常说不清这批货是项目用的还是零售客户买的，项目编号写在备注里或者直接没写；仓库发货按料单走，一张单里可能混着项目料和常规补料；等到申报时才发现一部分单据上根本没有编号，厂家一核就打回来。
这种事我们处理过不少。做法不是让销售多记一笔，而是把项目出货和常规出货分开。
你公司是不是也这样
- 出货单据上只有客户名称，看不出这批货属于哪个工程项目，月底申报要靠人凭印象挑
- 厂家给的授权编号没有强制回填到单据，写在备注里的、写在纸质料单上的、压根没记的都有
- 一张出库单里混着项目用料和常规补货，数量拆不开，厂家按整单核对时不认可
- 项目周期长，跨几个月分批出货，中途还有退换货，最后申报的数量和厂家备案的数量对不上
- 同一个项目在多个工地分批发货，收货地址与客户地址常常不是同一处，人工按地址归堆容易出错
我们是怎么做的
- 立项时先建立内部项目台账，把厂家的项目编号、终端客户、工地、预计用料范围与有效期录进去，供销售开单时直接选择
- 把出库单据分成项目出库与常规出库两类走不同流程，项目类单据必须选择项目编号才能保存，编号写入单据字段而不是备注
- 规定一张单据不混发：项目用料单独开单；确实要一起装的先拆单，把属于项目的料拆出来单独出库
- 按项目编号和出库日期自动汇总用料明细，退货换货按原项目编号冲减，跨月项目支持按累计申报
- 申报前自检：编号是否在有效期内、累计数量是否超出报备量、退换货是否已冲减、缺编号的单据先列出来补齐
改造之后
- 项目出库与常规出库分开走，单据上自带项目编号，不用月底再靠人挑
- 按项目编号自动汇总用料明细，一次月度申报从翻三四天单据压缩到半天
- 退换货按原项目冲减后，申报数量与厂家备案数量基本吻合，退回补材料的情况明显减少
- 项目台账把在执行的、已完工待申报的、已过期的项目分开看，不容易漏掉还没申报的项目
- 新接的项目在开单前就有编号，事后补编号的单据比例降了下来
这个项目包含什么
适合什么情况
经营五金工具、机电设备、水暖阀门、电线电缆等品类，承接工程或终端客户项目并向厂家申请项目授权与价格支持的一级经销商
关于这类改造
什么是工程项目用料报送：经销商参与工程客户采购时，需要在厂家处提前报备项目（包含终端客户、工地、品种范围、预计用量），厂家给出项目编号并据此核定项目价；项目完成后，经销商提交该项目下的实际出货明细，厂家核对无误后给予价格支持或核销政策。报送的核心，是能证明这批货确实用在这个项目上。
为什么容易出问题：项目执行周期通常是几个月，分批出货、退换货、补料是常态，而开单环节并没有强制区分项目与零售。编号一旦没落到单据字段上，事后只能靠客户名称、地址、备注去猜，猜错了厂家就不认。另一个常见情况是累计数量超出报备量，超出部分一般要走追加报备，等申报时才发现已经晚了。
通常怎么做：第一步建立内部项目台账，把编号变成单据上可以选择的字段；第二步把项目出库和常规出库在流程上分开，编号设为必填；第三步规定一张出库单不混发，确实混装的先拆单；第四步让汇总程序按编号自动归集并冲减退换货；第五步申报前跑一遍自检，把编号过期、超额、缺编号这几类单据先挑出来处理。
什么情况适用：一年做十个以上报备项目、单个项目跨月分批出货、需要靠厂家价格支持保住报价竞争力的经销商，做这件事收益比较明显。项目零散量小、一年偶尔申请一次的，按现有单据手工整理一份材料也能应付。
如果你公司也在为申报被退回事后翻单据，可以把最近一个项目的报备函和一批出货单据给我们，我们先看看编号到底落在哪里了。
